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Requisitos estándar de la facturación de proveedores

Trane Technologies está impulsando mejoras estratégicas en el modo en que compramos y pagamos bienes y servicios. Uno de los beneficios de estos cambios es un pago a los proveedores más puntual y consistente. La siguiente información está dirigida a proveedores que proporcionan materiales y/o servicios a las ubicaciones de Trane Technologies y proporciona los requisitos estándar que su factura debe cumplir para recibir el pago de Trane Technologies. Revíselo con todo el personal involucrado con la facturación del cliente y actualice su(s) sistema(s) de facturación según corresponda.

América del Norte: Políticas Generales

  • No proporcionar los detalles precisos de la factura y la información de acuerdo con los requisitos de Trane Technologies puede dar como resultado problemas y demoras en los pagos, incluso la devolución de la factura. 
  • En ausencia de un acuerdo por escrito, la Orden de Compra (PO) es el acuerdo legal oficial. Al recibir una Orden de Compra, el proveedor la debe revisar y confirmar. Todas las preguntas y/o discrepancias deben dirigirse al "comprador" Administrador de Adquisiciones de Trane Technologies que figura en la Orden de Compra. 
  • Trane Technologies requiere una Orden de Compra para todas las compras directas para el inventario de materiales, y para la mayoría de las compras indirectas de bienes y servicios. Si no se le entrega una Orden de Compra cuando un empleado de Trane Technologies realiza una solicitud de compra, solicítela en ese momento. 
  • Todas las facturas deben contener un número de Orden de Compra válido. Si no se obtiene un número de Orden de Compra válido en el momento del pedido, y no se puede comunicar con el contacto de Trane Technologies, la factura DEBE hacer referencia al nombre de un empleado de Trane Technologies y a su dirección de correo electrónico. 
  • Las facturas se pagarán de acuerdo con los términos y condiciones estándar de Trane Technologies. 
  • La forma de pago preferida de Trane Technologies es la transferencia electrónica de fondos.

Notas importantes para las transacciones de Pago en el Recibo (POR):

  • POR es un proceso mediante el cual las facturas para el pago de bienes o servicios se generan automáticamente en función de las transacciones de recepción. Los comprobantes de factura se crean de manera automática combinando la información del recibo y de la orden de compra, y así se elimina la necesidad de presentar una factura manual e ingresar los datos. POR crea automáticamente facturas con múltiples artículos y líneas de distribución, e incluye el impuesto a las ventas según corresponda. El Pago en el Recibo también se conoce como liquidación de recibo evaluado ("ERS"), pago por recibo ("PFR") y facturación automática.
  • Los proveedores configurados para POR en una o más de nuestras ubicaciones NUNCA deben enviar facturas manuales a cuentas pagaderas a las ubicaciones que emiten órdenes de compra POR, ya que la factura se duplicará, y se anulará o retrasará el procesamiento del pago.

América del Norte: Requisitos Detallados de las Facturas de los Proveedores

1. Nombre y dirección de su empresa

2. La dirección de envío del pago (incluya detalles de pago electrónico)

3. Su número de factura único y la fecha de la factura

4. Referencia de nuestro número de PO/BPA, emisión y número de envío: solo se permite 1 PO y/o emisión por factura

5. La dirección en "Facturar a" de Trane Technologies, como se indica en la Orden de Compra

6. La dirección exacta en "Enviar a", para incluir el nombre completo de la compañía Trane Technologies (nombre de la entidad de facturación) en la que entregó los bienes o prestó los servicios

7. Nuestro número de partida de la Orden de Compra, el número de parte del material (si corresponde) y la descripción de la partida, como figura en la Orden de Compra

8. Cantidad entregada con la misma unidad de medida, como figura en la Orden de Compra

9. El mismo Precio por unidad indicado en cada partida de la Orden de Compra

10. La moneda de la factura debe estar claramente indicada y debe ser la misma moneda que la de la Orden de Compra

11. Un desglose de cargos varios, impuesto a las ventas y/o impuesto al valor agregado (según corresponda), subtotal y total

12. En las facturas que no son de Orden de Compra, se debe incluir el nombre y la dirección de correo electrónico del empleado de Trane Technologies que solicita los bienes o servicios. Tenga en cuenta que las facturas que no son de Orden de Compra sufren grandes demoras en el procesamiento debido a la falta de información, y pueden ser rechazadas o descartadas como no válidas.

Se incluye un ejemplo de factura correcta como referencia.

América del Norte: Pautas para el Envío de Facturas

  • No envíe facturas duplicadas a cuentas por pagar. Esto puede ocasionar demoras en el proceso y pago del documento original.
  • Para evitar retrasos en el procesamiento de los pagos, NO se debe enviar lo siguiente a cuentas por pagar: 
    • Facturas duplicadas o con varias copias
    • Copias de las órdenes de compra de Trane Technologies
    • Confirmaciones
    • Varias facturas en un solo PDF
    • Facturas pagadas con el recibo
    • Pago de recibos evaluados 
    • Listas de empaque
    • Estados de cuenta
    • Documentación no relacionada con la factura
    • Facturas escritas a mano o con alteraciones manuales
    • Facturas de $0
    • Facturas pagadas en su totalidad (previamente pagadas con tarjeta de crédito)
    • Facturas que no pertenecen a Trane Technologies (por ejemplo, facturas destinadas a nuestros distribuidores o distribuidores independientes)
  • Haga referencia de solo 1 PO/BPA y número de emisión por factura. Las facturas con varios PO/BPA y/o varias emisiones se rechazarán
  • Las Notas de Crédito deben indicar claramente "NOTA DE CRÉDITO" y los montos deben ser negativos
  • Evite enviar facturas con distintas tonalidades, ya que puede afectar la calidad del proceso de escaneo
  • Si Trane Technologies debe cancelar una factura y el proveedor debe reenviarla para corregir un error (precio incorrecto, cantidad, cargos varios, etc.), es necesario asegurarse de que la nueva factura tenga un número de factura único.
  • Trane Technologies no procesará facturas que determine que tienen errores cometidos por el proveedor; se notificará al proveedor y se deberá enviar una nueva factura a Cuentas a Pagar con las actualizaciones requeridas con un nuevo número de factura único.  

América del Norte: Direcciones para la Facturación de Cuentas a Pagar

Las facturas deben enviarse a la dirección de facturación indicada en la Orden de Compra.  

La siguiente tabla describe las direcciones correctas de nuestras ubicaciones en América del Norte para enviar una factura por correo postal a fin de recibir el pago.

Originating SBU:

Mail Invoices To:

HVAC Parts

PO Box 459
Davidson, NC 28036-9721

CHVAC Sales Offices, Export

PO Box 2380
Davidson, NC 28036-9721

CHVAC Manufacturing, RHVAC, Corporate, Nexia, Thermo King

PO Box 220
Davidson, NC 28036-9721

All Utilities (Gas, Electric, Water)

PO Box 2346
Davidson, NC 28036-9721

Eliminación del Papel:

Trane Technologies asumieron el compromiso de aumentar la eficiencia energética y reducir las emisiones de gases de efecto invernadero relacionadas con nuestras operaciones y productos. Nos hemos asociado con nuestros proveedores para eliminar el papel de nuestros procesos desde la compra hasta el pago.

Se insta a los proveedores de América del Norte a enviar facturas por correo electrónico a ttap.invoice@tranetechnologies.com. Las facturas que se envían por correo electrónico deben cumplir los siguientes requisitos:

  1. El asunto del correo electrónico debe incluir la referencia correcta: 459, 2380, 220, o 2346 como se indica en la tabla de direcciones de facturación de Trane Technologies
  2. La imagen adjunta de la factura debe estar en formato de archivo TIFF o PDF
  3. El nombre del archivo adjunto no puede contener ningún carácter especial, es decir, ! @ ^ & *\ - ( ) # $ % : ; , .
  4. El tamaño del correo electrónico no debe superar los 20 megabytes
  5. Cada factura o nota de crédito debe enviarse en un archivo adjunto por separado
  6. Se permite un correo electrónico con múltiples archivos de imágenes adjuntos
  7. Cada adjunto debe tener un nombre único (por ejemplo, Factura.pdf, factura1.pdf, factura2.pdf)

Nota: Las facturas enviadas por correo electrónico que no cumplan con los requisitos anteriores serán devueltas al remitente del correo electrónico registrado.

Información de Contacto de América del Norte:

El Administrador de Adquisiciones (PA) o "comprador" de Trane Technologies es el principal punto de contacto para hacer preguntas sobre órdenes de compra, artículos, servicios, precios, cantidades, requisitos de entrega, términos y condiciones de compra. Consulte los detalles de contacto en nuestra Orden de Compra.

Todos los proveedores indirectos que usan el portal  Coupa Supplier deben enviar sus facturas a través de dicho portal. Las facturas que se envíen a Cuentas a Pagar para transacciones relacionadas con Coupa se descartarán automáticamente y no se procesarán.

Los proveedores que tengan acceso a la aplicación Oracle iSupplier Portal pueden acceder a información en tiempo real relacionada con las órdenes de compra, la información de entrega y el estado de pago en el siguiente Vínculo rápido a Oracle iSupplier Portal. Para obtener más información, visite Transformación de ERP de Oracle y del sitio ¡Supplier de Trane Technologies.

Se puede contactar con el centro de servicio de cuentas por pagar de Trane Technologies en ttap.servicecenter@tranetechnologies.com o llamando al (800) 392-8539 para hacer preguntas sobre facturación en general o estado de los pagos. El horario de atención es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 8:00 p.m., hora estándar del este.

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