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Requisitos estándar de la facturación de proveedores

Trane Technologies está implementando mejoras estratégicas en la forma en que compramos y pagamos bienes y servicios. Uno de los beneficios de estos cambios será poder pagar a los proveedores de manera más puntual y consistente. La siguiente información es para los proveedores que brindan materiales o servicios a  los centros de Trane Technologies y afirma los requisitos estándar que debe cumplir su factura para recibir pagos de Trane Technologies. Por favor revíselo con todo el personal involucrado en la facturación y actualice su(s) sistema(s) de facturación según corresponda.

Norteamérica: Políticas Generales

  • No incluir facturas detalladas e información precisa según los requisitos de Trane Technologies puede resultar en demoras y problemas en el pago, incluida la devolución de las facturas. 
  • Si no existe un acuerdo por escrito, la Orden de Compra (PO, por sus siglas en inglés) es el acuerdo legal y oficial. Al recibir un PO, el proveedor la debe revisar y confirmar. Toda pregunta o discrepancia sobre un PO deberá dirigirse al Administrador de Adquisiciones ("buyer" en inglés) de Trane Technologies notado en el PO. 
  • Trane Technologies requiere un PO para todas las compras directas de inventario de materiales, y para la mayoría de las compras indirectas de bienes y de servicios. Si no se le entrega un PO cuando un empleado de Trane Technologies realiza una solicitud de compra, solicítela en ese momento. 
  • Todas las facturas deben contener un número de PO válido. Si no se obtiene un número de PO válido en el momento del pedido, y no se puede comunicar con el contacto de Trane Technologies, la factura TIENE QUE indicar el nombre del empleado de Trane Technologies y a su dirección de correo electrónico. 
  • Las facturas se pagarán de acuerdo con los términos y condiciones estándar de Trane Technologies. 
  • La forma de pago preferida de Trane Technologies es la transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés).

Notas importantes para las transacciones con términos de Pago al recibir (POR, por sus siglas en inglés):

  • POR es un proceso mediante el cual las facturas para el pago de bienes o servicios se generan automáticamente en función de las transacciones de recepción. Los comprobantes de factura se crean de manera automática combinando la información del recibo y de la orden de compra, y así se elimina la necesidad de presentar una factura manual e ingresar los datos. POR crea automáticamente facturas con múltiples artículos y líneas de distribución, e incluye el impuesto a las ventas según corresponda. El Pago en el Recibo también se conoce como liquidación de recibo evaluado (ERS, por sus siglas en inglés), pago por recibo (PFR, por sus siglas en inglés) y facturación automática.
  • Los proveedores configurados para POR en una o más de nuestras ubicaciones NUNCA deben enviar facturas manuales a Cuentas por pagar a las ubicaciones que producen PO de POR, ya que la factura se duplicará, y se anulará o retrasará el procesamiento del pago.

Norteamérica: Requisitos Detallados para las Facturas de los Proveedores

1. Nombre y dirección de su empresa

2. La dirección de envío del pago (incluya detalles de pago electrónico)

3. Su número de factura único y la fecha de la factura

4. Referencia a nuestro número de PO/BPA, y/o número de Release and Shipment (en inglés, que significa Emisión y envío). Solo se permite 1 PO y/o envío por factura

5. La dirección de facturación de Trane Technologies, como indicada en el PO.

6. La dirección exacta de envío, incluyendo el nombre completo de la compañía de Trane Technologies (la entidad de facturación), en la que entregó los bienes o prestó los servicios

7. Nuestro número de artículo como notado en el PO, el número de parte (si corresponde) y la descripción del artículo, como notada en el PO.

8. La cantidad entregada, con la misma unidad de medida, exactamente como en el PO.

9. El mismo Precio por unidad indicado en cada artículo en el PO.

10. La moneda de la factura debe estar claramente indicada y debe ser la misma moneda que la del PO.

11. Un desglose de cargos misceláneos, impuesto a las ventas y/o impuesto al valor agregado (según corresponda), subtotal y total

12. En las facturas que no son de PO, se debe incluir el nombre y la dirección de correo electrónico del empleado de Trane Technologies que solicita los bienes o servicios. Tenga en cuenta que las facturas sin PO experimentan grandes demoras en el procesamiento debido a la falta de información, y pueden ser rechazadas o descartadas como no válidas.

Como referencia, se incluye un ejemplo de una factura aceptable.

Norteamérica: Pautas para el Envío de Facturas

  • No envíe facturas duplicadas a Cuentas por pagar. Esto puede ocasionar demoras en el proceso y pago de la factura original.
  • Para evitar demoras en el procesamiento de los pagos, NO se debe enviar lo siguiente a Cuentas por pagar: 
    • Facturas duplicadas o con varias copias
    • Copias del PO de Trane Technologies
    • Confirmaciones
    • Varias facturas en un solo archivo PDF
    • Facturas PFR (con términos de Pago al recibir)
    • Facturas de Liquidación de cobros evaluados (ERS, por sus siglas en inglés) 
    • Listas de empaque
    • Estados de cuenta
    • Documentación no relacionada con la factura
    • Facturas escritas a mano o con cambios hechas a mano
    • Facturas de $0
    • Facturas pagadas en su totalidad (previamente pagadas con tarjeta de crédito)
    • Facturas que no pertenecen a  Trane Technologies (por ejemplo, facturas destinadas a nuestros distribuidores o distribuidores independientes)
  • Haga referencia de solo 1 PO/BPA y número de emisión por factura. Las facturas con varios PO/BPA y/o varias emisiones se rechazarán
  • Las Notas de Crédito deben indicar claramente "NOTA DE CRÉDITO" y los montos deben ser negativos
  • Evite enviar facturas con distintas tonalidades, ya que puede afectar la calidad del proceso de escaneo
  • Si Trane Technologies cancela una factura  por la necesidad de corregir un error (precio incorrecto, cantidad, cargos varios, etc.), el proveedor debe de reenviarla, corregida, con un nuevo número de factura único
  • Trane Technologies no pagará facturas que contienen errores hechas por el proveedor; se notificará al proveedor y se deberá enviar una nueva factura a Cuentas por pagar con las actualizaciones requeridas y con un nuevo número de factura único.  

Norteamérica: Direcciones de Facturación de Cuentas por Pagar

Las facturas deben enviarse a la dirección de facturación indicada en el PO.  

La siguiente tabla describe las direcciones correctas a donde enviar una factura por correo postal a fin de recibir pago de nuestras ubicaciones en Norteamérica.

Negocios con 
Trane Technologies:

Enviar las facturas por correo a:

HVAC Parts

PO Box 459
Davidson, NC 28036-9721

CHVAC Sales Offices, Export (TEI)

PO Box 2380
Davidson, NC 28036-9721

Trane Commercial

PO Box 220
Davidson, NC 28036-9721

Trane Residential, Nexia

PO Box 220
Davidson, NC 28036-9721

Thermo King

PO Box 220
Davidson, NC 28036-9721

Corporate

PO Box 220
Davidson, NC 28036-9721

Trane Advantage Program; Capturis (gas, electricidad, agua)

PO Box 847
Mandan, ND 58554

Agua, Electricidad y otros Servicios

PO Box 2346
Davidson, NC 28036-9721

Eliminación del Papel:

Asumimos un compromiso climático de incrementar la eficiencia energética y reducir las emisiones de gases de efecto invernadero relacionadas con nuestras operaciones y productos. Estamos trabajando con nuestros proveedores para eliminar el papel de nuestros procesos desde la compra hasta el pago.

Animamos a los proveedores de Norteamérica a enviar facturas por correo electrónico a ttap.invoice@tranetechnologies.com. Las facturas que se envían por correo electrónico deben cumplir los siguientes requisitos:

  1. La línea de asunto del correo electrónico debe incluir la referencia correcta: 459, 2380, 220 o  2346, según se indica en la tabla de las direcciones de facturación
  2. La imagen de la factura adjunta al correo electrónico debe estar en formato de archivo TIFF o PDF
  3. El nombre del archivo adjunto no puede contener ningún carácter especial, es decir, ! @ ^ & *\ - ( ) # $ % : ; , .
  4. El tamaño del correo electrónico no debe superar los 20 megabytes
  5. Cada factura o nota de crédito debe ser enviada en un archivo separado.
  6. Se permite mandar un correo electrónico con múltiples archivos de imágenes adjuntos
  7. Cada adjunto debe tener un nombre único (por ejemplo, Factura.pdf, factura1.pdf, factura2.pdf)

Nota: Las facturas enviadas por correo electrónico que no cumplan con los requisitos anteriores serán devueltas al remitente registrado del correo electrónico.

Contactos en Norteamérica:

El  Administrador de adquisiciones (PA, por sus siglas en inglés) o "comprador" de Trane Technologies es el principal punto de contacto para hacer preguntas sobre órdenes de compra, artículos, servicios, precios, cantidades, requisitos de entrega, y términos y condiciones de compra. Consulte nuestra Orden de Compras (PO, por sus siglas en inglés) para la información de contacto. 

Todos los proveedores indirectos que usan el portal Coupa Supplier Portal deben enviar sus facturas a través de dicho portal. Las facturas que se envíen a Cuentas por Pagar para transacciones relacionadas con el portal Coupa se descartarán automáticamente y no se procesarán.

Los proveedores que tienen acceso a la aplicación Oracle iSupplier Portal pueden acceder a información en tiempo real relacionada con los ordenes de compra, entregas y pagos en este enlace rápido al portal de iSupplier. Para obtener más informaciones, visite nuestro   sitio de iSupplier y la transformación a Oracle ERP (sigla en ingles que significa "Sistemas de planificación de recursos empresariales").

Se puede contactar con el Centro de servicio de Cuentas por pagar de Trane Technologies vía ttap.servicecenter@tranetechnologies.com o llamando al +1 (855) 973-2079 para preguntas sobre la facturación en general o el estado de los pagos. El horario de atención es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 8:00 p.m., hora estándar del este de EE. UU.

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