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Política de Viajes y Gastos de Proveedor Mundial

Propósito:
El propósito de esta política es proporcionarle al proveedor, sus empleados, agente o subcontratistas pautas relacionadas con los viajes y gastos a fin de cumplir con los servicios solicitados por Trane Technologies o sus afiliados, según corresponda ("Comprador"). Esta política establece responsabilidades, informe de gastos y prácticas de reembolso de la empresa.

Para que sean reembolsables, los viajes y gastos deben cumplir con esta política y estar aprobados por escrito por el Comprador.

Alcance:
Esta política establece las reglas generales relacionadas con cómo se deben reembolsar los viajes y gastos del proveedor. El término “afiliado” significa una entidad que directa o indirectamente, mediante uno o más intermediarios, controla o es controlada, o está bajo control común, de Trane Technologies.

Viajes:
El Comprador debe reembolsarle al proveedor los costos lógicos del viaje y los gastos, sujetos a previa aprobación por escrito del Comprador.

  • Nacional y Continental: El reembolso por viaje y gastos se limita a no más de $ 1.500,00 por personas, por semana.
    • p.ej., para viajes nacionales en EE. UU.: NYC-CLT, CGN-MUC, MEL-SYD, CLT-CHI, NYC-CHI
    • p.ej., para viajes dentro del continente: MUC-LON, LON-PAR, AMS-VIE, VIE-PAR, ZRH-AMS
  • Para viajes intercontinentales: El reembolso por viaje y gastos se limita a no más de $ 4.000,00 por personas, por semana.
    • p.ej., viajes largos intercontinentales: VIE-NYC, NYC-LON, CHI-ZRH, HKG-PAR, NYC-SIN


Requisitos generales:
El Código de Conductade los Socios Comerciales de Trane Technologies y el Código de Conducta de Trane Technologies ("Códigos") respaldan los valores del Comprador y ayudan al Comprador a cumplir con leyes y reglamentaciones específicas. Los Códigos prohíben específicamente los pagos que violarían la Ley de Prácticas de Corrupción Extranjeras ("FCPA") o cualquier otra ley que prohíba pagos corruptos, soborno u otros inventivos indebidos a oficiales de EE. UU. (incluidos empleados de organizaciones internacionales públicas como las Naciones Unidas) en conexión con cualquier transacción o pago comercial.

Los proveedores deben usar su mejor criterio en el momento de viajar por negocio del Comprador y tomar decisiones de gastos pensando en los mejores intereses del Comprador, en consonancia con el espíritu de la política. Los gastos de viaje deben ser acordes con las necesidades comerciales y el proveedor no debe ganar ni perder en términos financieros por un viaje relacionado con el negocio.

Se deben usar en todo momento los proveedores de viaje preferidos del Comprador, a menos que no están disponibles para el proveedor o si el proveedor puede adquirir tarifas menos costosas por medio de sus proveedores preferidos. El proveedor debe trabajar con el contacto principal del Comprador para obtener una lista de los proveedores de viaje preferidos del Comprador.

Ningún gasto misceláneo o indirecto:
Por lo general, el Comprador no reembolsa gastos misceláneos o indirectos. El tiempo de viaje, cuando no se realiza trabajo según el acuerdo y la declaración de trabajo relacionada (p.ej., el tiempo empleado en conducir o esperar para abordar el avión), tampoco se reembolsa. Otros ejemplos de gastos inapropiados no reembolsables incluyen, entre otros: películas, periódicos, apuestas, dinero gastado en entretenimiento para adultos o lugares de orientación sexual.

Facturación para reembolsos:
Los gastos deben facturarse mensualmente, en mora, al costo sin sobreprecio. Se deben incluir todos los recibos aplicables de cada factura enviada al Comprador para el reembolso de los gastos. Los recibos deben ser legibles y estar sujetos a auditoría del Comprador. Los costos relacionados con el montaje o la entrega de facturas y recibos al Comprador no se reembolsan al Proveedor. El pago de reembolsos aquí mencionado se hará utilizando los mismos términos de pago aplicables para la transacción subyacente entre Comprador y Proveedor.

Excepciones:
Solo se pueden otorgar excepciones de esta política en situaciones especiales con aprobación por escrito anticipada del Comprador, y el Proveedor debe enviar una copia de la excepción escrita con su factura.

Conflictos:
Tenga en cuenta que en caso de conflicto entre esta política y un acuerdo escrito entre el Comprador y el Proveedor, rige dicho acuerdo escrito.

Política revisada el 26 de agosto de 2014

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